Ihr seid für die Planung von Projekten verantwortlich? Dann wisst ihr sicher aus eigener Erfahrung, wie wichtig eine transparente Ressourcenplanung ist – vor allem wenn eure Agentur in einem Hybrid-Modell arbeitet, d.h. ein Teil des Teams im Büro und der Rest im Homeoffice ist.

Die Verfügbarkeiten und Abwesenheiten eures Teams stets im Blick zu behalten, ist nicht nur in modernen Arbeitsmodellen mit indirekter Kommunikation und verteilten Teams essentiell. Auch im „normalen” Bürobetrieb sind saubere dokumentierte Kapazitäten die Basis für erfolgreiche Projektplanung.

Während Abwesenheiten (Krankheiten, Urlaube, etc.) häufig in einem HR-Tool gepflegt werden, erfolgt die Planung von Projekten und Ressourcen jedochoft an anderer Stelle, z.B. in einer Agentursoftware.

In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr HR und Projektorganisation miteinander verbindet und so von einer sauberen Ressourcenplanung ganz ohne Übertragungsaufwand profitiert. Wir verraten euch außerdem, wie euch die Kombi aus der Agentursoftware helloHQ und dem HR-Tool Personio den Agenturalltag erleichtern kann.

Human Resources (HR) und Projektorganisation gehören zu den zentralen Bereiche in jeder Agentur. Das HR-Team, welches sich um alle Personalthemen kümmert, wird in der Regel benachrichtigt, wenn ein Teammitglied krank, im Urlaub oder aus anderen Gründen (Mutterschutz, Berufsschule etc.) abwesend ist. Alle Abwesenheiten werden dann in der Regel zentral dokumentiert, z.B. in einer HR-Software.

Das Abwesenheitsmanagement ist jedoch nicht nur ein zentraler Aspekt im Personalwesen. Auch für die Projektorganisation sind Abwesenheiten (Urlaube, Krankheiten etc.) essentiell wichtig, um die verfügbare Kapazität des Projektteams zu berechnen und die To-Dos entsprechend zu verteilen.

Damit die Ressourcenplanung funktioniert, müssen also alle Abwesenheiten auch korrekt im jeweiligen Projektplanungs-Tool eingepflegt sein.

Als Projektleitung verbringt ihr deshalb oft viel zu viel Zeit damit, Abwesenheitsdaten mühsam händisch aus anderen Tools oder Excel-Tabellen in eure Ressourcenplanung einzutragen. Zeit, die euch an anderer Stelle für kreative oder strategische To-Dos fehlt. Außerdem kann es durch veraltete Tabellen-Versionen oder Übertragungsfehler vorkommen, dass ihr mit ungenauen, fehlerhaften Kapazitäten plant. Das Ergebnis: Leerlauf oder Kapazitätsengpässe, die letztendlich den Erfolg eurer Projekte gefährden können.

Damit das nicht passiert, sollten Agenturen HR und Projektorganisation miteinander verbinden und auf eine Tool-Kombi setzen, die es ermöglicht, Abwesenheiten automatisch zu synchronisieren.

Die automatisierte Übertragung der Abwesenheiten spart euch wertvolle Zeit im Projektalltag.

Nervige Flüchtigkeitsfehler gehören der Vergangenheit an, da Daten nicht mehr händisch von einem von einem Tool ins andere übertragen werden.

Die ständige Absprache mit dem HR-Team entfällt, da die Abwesenheiten automatisch geupdated werden, wenn sich daran etwas verändert.

Eure Kapazitätsdaten sind stets auf dem neuesten Stand, sodass ihr auf Leerlauf oder Engpässe in der Ressourcenplanung rechtzeitig reagieren könnt.

In a nutshell: Ihr könnt eure Projekte stets mit top aktuellen, fehlerfreien Kapazitäten planen und habt mehr Zeit für kreative oder strategische To-Dos.

Viele Agenturen managen ihren Personalbereich mit der führenden HR-Software Personio. Für die Agenturorganisation (u.a. zur Planung von Projekten und Ressourcen) nutzen sie jedoch ein Projektplanungs-Tool, z.B. eine Agentursoftware. In vielen Softwarelösungen müsst ihr als Projektleitung also die Abwesenheiten manuell in der Ressourcenplanung dokumentieren und kontinuierlich aktualisieren.

Mit helloHQ, einer der führenden Agentursoftware-Lösungen im DACH-Raum, hat das ein Ende. Über die helloHQ Personio-Integration werden die Abwesenheiten eures Teams automatisch von Personio in helloHQ übertragen – und ihr plant eure Projekte stets mit aktuellen und fehlerfreien Kapazitäten.

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Abgesehen von der Personio-Integration bietet helloHQ auch alle anderen Funktionen des typischen Agenturprozesses – vom ersten Kundenkontakt über Projektplanung und Zeiterfassung bis zu Abrechnung und Controlling.

So funktioniert die Integration im Daily Business

Angenommen, Designerin Anne hat gestern über Personio drei Tage Urlaub beantragt und diesen von HR-Manager Alex bestätigt bekommen. Heute trägt Alex eine weitere Abwesenheit in Personio ein, denn Entwickler Patrick ist krank. Die Abwesenheiten von Anne und Patrick werden automatisch in helloHQ übertragen. In einem Website-Projekt, an dem beide aktuell arbeiten, kommt es nun zu einem Kapazitätsengpass.

Über die Integration mit Personio werden die verfügbaren Kapazitäten direkt automatisch in helloHQ aktualisiert. So kann Projektmanagerin Laura sofort auf die Situation reagieren und die Ressourcen in helloHQ entsprechend umverteilen – et voilà das Website-Projekt wird vom Rest des Teams rechtzeitig erfolgreich fertiggestellt.

Ihr nutzt beide Tools bereits? Wendet euch zum Einrichten der Integration einfach an den helloHQ Support.

In der sich stetig wandelnden Agenturwelt gewinnt das Thema Ressourcenplanung immer mehr an Relevanz. Als Projektleitung benötigt ihr stets einen aktuellen Überblick über die Verfügbarkeiten und Abwesenheiten eures Teams, um erfolgreich Projekte planen zu können.

In vielen Agenturen wird das Abwesenheitsmanagement über ein HR-Tool abgewickelt, das nicht mit dem Projektplanungs-Tool verbunden ist. Für euch als Projektleitung bedeutet das, viel Zeit in kontinuierliches, manuelles Übertragen der Daten zu investieren. Außerdem besteht ein Risiko, dass mit veralteten, fehlerhaften Kapazitäten geplant wird.

Mit der neuen Schnittstelle zwischen der Agentursoftware helloHQ und dem HR-Tool Personio hat das jedoch ein Ende. Diese macht es möglich, Abwesenheiten automatisch zwischen beiden Tools zu übertragen. Das Ergebnis: eine genaue Ressourcenplanung ohne Übertragungsaufwand.

Profitiert von den Vorteilen der Tool-Kombi und testet die neue helloHQ Personio-Integration jetzt kostenlos.

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