Was darf im August nicht fehlen? Genau, ein neues helloHQ Update! Die Arbeit in und mit helloHQ soll Spaß machen. Deshalb haben wir uns mit diesem Update erneut der Verbesserung bestehender Features und Abläufe gewidmet – und das Nutzungserlebnis weiter optimiert.

Ihr dürft euch auch über neue Funktionen freuen, die eure Prozesse noch effizienter machen – z.B. neue Freigabe-Status für Belege (dazu gleich mehr).

Wie immer trägt das Update den Namen eines Hamburger Stadtteils. Genau wie Belege in helloHQ freigegeben werden können, kann der Zoll über die Freigabe von Einfuhrwaren entscheiden. Das Hauptzollamt Hamburg befindet sich in der Hafencity, die deshalb diesmal unser Update-Namensgeber ist. In diesem Beitrag stellen wir euch alle Neuerungen von helloHQ 2.0 Hafencity vor:

In den allermeisten Agenturen müssen Angebote und Rechnungen freigegeben werden, bevor sie versendet werden können, z.B. von der Projektleitung. Bisher konnte man in helloHQ über den Warten auf Feedback-Status angeben, dass sich der Beleg im Freigabeprozess befindet. Woher weißt man jedoch, wann er freigegeben ist?

Mit dem Hafencity-Update kann diese Frage ganz leicht beantwortet werden. Ab sofort gibt es zwei neue Belegstatus: Freigabe 1 und Freigabe 2. Damit könnt ihr den Freigabeprozess in eurer Agentur einfacher denn je abbilden.

Ein Beispiel: Ihr habt ein Website-Projekt abgeschlossen und schreibt nun eine Rechnung. Um diese verschicken zu können, benötigt ihr die Freigabe eures Teamleads Anna. Also stellt ihr den Beleg auf den Status Warten auf Feedback. Zudem richtet ihr einmalig den entsprechenden Workflow unter Admin / Workflows ein, damit Anna immer automatisch informiert wird, wenn sie eine Rechnung prüfen soll.

Habt ihr schon mal eine Aufgabe von einer anderen Person übernommen, ohne zu wissen, wie der bisherige Status ist? An dieser Stelle fehlte Anna bisher die Möglichkeit, euch wissen zu lassen, wenn eine Rechnung freigegeben ist. Dafür kann sie jetzt den neuen Belegstatus Freigabe 1 zu nutzen.

Über die Admin-Einstellungen könnt ihr nun einen Workflow aufsetzen und unter “Belegstatus geändert” den neuen Empfängertyp “An Belegersteller” auswählen – über diesen wird die Person, die den Beleg erstellt hat, über die Freigabe informiert.

Sobald euer Teamlead Anna also den Belegstatus ändert, erhaltet ihr über den eingestellten Workflow die Info, dass euer Beleg freigegeben ist – und könnt diesen sofort versenden. Damit gehörten E-Mails à la “Hast du Beleg XY schon freigegeben?” und unnötige Wartezeiten der Vergangenheit an.

Auch wenn ihr einen zweistufigen Freigabeprozess habt, bei dem eure Rechnungen final von der Agenturleitung freigegeben werden, könnt ihr das mit den neuen Belegstatus optimal abbilden. Wenn eure erstellte Rechnung vom Teamlead auf Freigabe 1 gesetzt wird, werdet in diesem Fall dann nicht ihr, sondern die Agenturleitung darüber informiert.

Sobald diese den Beleg geprüft und abgesegnet hat, setzt sie ihn auf Freigabe 2. Im Anschluss erhaltet ihr direkt die Info, dass die Rechnung final freigegeben ist. (Auch für diesen Prozess müsst ihr vorab einmal die entsprechenden Workflows unter Admin / Workflows aufsetzen).

Dank der neuen Belegstatus könnt euch absolut sicher sein, dass eure erstellten Belege die notwendigen Feedback-Schleifen durchlaufen haben. Damit ist der Freigabeprozess eurer Agentur effizienter als je zuvor.

Workflows informieren euch nicht nur darüber, dass eure Belege auf den Freigabe-Status gesetzt wurden. Sie können auch durch viele andere Prozessschritte in helloHQ ausgelöst werden, z.B. wenn ein Projekt erstellt oder ein Budget überschritten wird.

In diesen Fällen wird automatisch eine E-Mail versandt und eine Workflow-Aufgabe in helloHQ erstellt. Je nachdem, welche Workflows ihr nutzt, sehen diese z.B. so aus: Dein Projekt hat 80% des Zeitbudgets verbraucht.

Ihr habt in den Workflow-Aufgaben einen Button vermisst, über den man z.B. direkt zum entsprechenden Projekt springen kann? Gute Nachrichten: Ab sofort enthalten alle Workflow-Aufgaben einen Gehe zu-Button, der zur jeweiligen Entität (Projekt, Aufgabe, Beleg etc.) verlinkt – genauso, wie ihr es schon aus den Workflow-E-Mails kennt.

Somit könnt ihr nun aus der Workflow-Aufgabe direkt zur jeweiligen Stelle in helloHQ springen – z.B. in ein Projekt, um genau zu prüfen, ob sich der Status des Zeitbudget mit eurer Planung deckt oder ob ihr neu kalkulieren müsst.

Über die Jira-Schnittstelle könnt ihr helloHQ mit dem Ticketsystem Jira verbinden, z.B. zum Steuern von Entwicklerteams oder zur Verwendung im Support. Wenn der Jira-Sync aktiv ist, werden Daten wie z.B. Aufgaben, Bearbeiter, Reportings etc. zwischen eurem helloHQ und Jira ausgetauscht. In helloHQ 2.0 Hafencity gibt es zwei Anpassungen am Jira-Sync:

Bisher wurden Kostenstellen und Buchungskonto erst bei der Abrechnung jeweils den einzelnen Reportings zugeordnet. Ihr musstet dafür in jede Position klicken und diese händisch hinzufügen – ein zeitaufwendiger Prozess. Wir dachten uns: Das muss einfacher gehen!

Ab sofort gibt es drei neue Spalten in der Projektplanung: Kostenstelle 1, Kostenstelle 2 und Buchungskonto. Darüber könnt ihr euren Tasks die entsprechenden Kostenstellen und das Buchungskonto direkt im Projektplan zuordnen.

Wenn ein Reporting erstellt wird, werden die Kostenstelle und das Buchungskonto von der jeweiligen Aufgabe übernommen und müssen nicht mehr manuell zugeordnet werden. Ihr könnt eure Reportings nun direkt auf eure Rechnung ziehen – super praktisch, oder?

Beim Abrechnen von Projektreportings könnt ihr zwischen verschiedene Gruppierungs-Modi wählen. Diese wirken sich wie folgt auf die Zuordnung von Kostenstellen und Buchungskonto aus:

Keine Gruppierung: Die Kostenstelle und das Buchungskonto werden aus den Aufgabeninformationen übernommen.

Alles zusammen gruppieren: Kostenstelle und Buchungskonten werden nicht gesetzt. Gruppierung nach Aufgabe: Die Kostenstelle und das Buchungskonto werden aus den Aufgabeninformationen übernommen.

Gruppieren nach Phase: Die Gruppierung erfolgt nach Phaseninformationen – unabhängig von den Aufgabeninformationen. Wenn in eurem Projekt die Phase “Konzeption” beispielsweise der Kostenstelle 2 zugeordnet ist und der Task “Website-Design” der Kostenstelle 5, dann wird beim Gruppieren nach Phase die Kostenstelle 2 für alle Reportings übernommen – auch für die auf den Task Website-Design.

Wir haben mit dem Hafencity-Update eine kleine Anpassung in der Anzeige in den Projektfinanzen vorgenommen. Diese betrifft euch, wenn ihr Tasks in eurem Projektplan habt, die mit einem festen Wert abgerechnet werden (Abrechnung = Fest, Wert = XY Euro).

Wenn dieser Task als Reporting auf eine Rechnung gezogen wird, dann wird unter Projekt / Finanzen in der Übersicht der eingetragene Wert angezeigt (aus dem Projektplan übernommen) – bis dato unabhängig von der Menge, die im Beleg für die Position gesetzt ist.

Ab sofort wird der Wert nun aus dem Projektplan übernommen und mit der Menge im Beleg multipliziert.

Ein Beispiel: Ihr habt den Task “Workshop”, der fest mit dem Wert 2.000 Euro abgerechnet wird. Ihr zieht den Task als Reporting auf eine Rechnung und setzt dort Menge = 3, weil ihr drei Workshops durchgeführt habt. In den Projektfinanzen wird dies nun korrekt als 6.000 Euro anstatt wie bisher als 2.000 Euro angezeigt.

Eine Übersicht über alle Neuerungen findet ihr auch in unserem Helpcenter. Und nun viel Spaß mit dem helloHQ 2.0 Hafencity!